Karin Rientjes: “Nieuw Notariaat ondersteunt met automatisering en ontwikkeling, zodat je niet allemaal opnieuw het wiel moet uitvinden.” 

Personeelstekorten, automatisering, regelgeving – bijna alle notariskantoren worstelen met dezelfde uitdagingen. En iedereen moet voor hun eigen kantoor uitzoeken hoe ze hiermee omgaan. Karin Rientjes, eigenaar-notaris van Rientjes Notariaat in Sneek, droomde al jaren van echte samenwerking in het notariaat, maar wel met behoud van eigen identiteit om dit aan te pakken. Maar de tijd om een coöperatie te starten, was er niet. 

Logisch dus, dat ze vooraan stond om bondgenoot te worden bij de oprichting van Nieuw Notariaat. We vroegen haar naar de uitdagingen waar haar kantoor mee te maken heeft, hoe het bondgenootschap haar hiermee helpt en wat volgens haar nodig is om het notariaat toekomstbestendig te maken.

Van werkstudent naar ondernemer 
Karin Rientjes is al sinds 1989 actief in het notariaat. Ze begon als werkstudent, werkte zich op tot notaris en runt nu al 27 jaar haar eigen kantoor in Sneek. Met zestien medewerkers is het een flinke praktijk geworden, gevestigd in een prachtig pand tegenover het station dat ze volledig hebben omgebouwd van hotel tot notariskantoor.

"Wij zijn eigenlijk een full-servicekantoor, maar mijn passie ligt bij familierecht en ondernemingsrecht," vertelt Karin. Daarnaast heeft ze zich ook toegelegd op mediation, volgens haar een logische aanvulling op haar vak. "Als notaris ben je van huis uit neutraal en onafhankelijk. Je werk is niet alleen aktes maken, maar ook zorgen dat er geen problemen ontstaan. En zijn die er wel, dan proberen we die op te lossen, zonder dat er een rechter bij moet komen."

Het kantoor onderscheidt zich door verder te denken dan alleen de opdracht om een akte te maken. "Je bent vertrouwenspersoon en dat is een belangrijke rol. Als er een opdracht binnenkomt, wil ik veel meer weten over andere zaken die ook kunnen spelen, bijvoorbeeld in de familie en bij de ondernemer binnen het bedrijf. Onze cliënten weten ons echt te vinden voor het regelen van bijzondere zaken." Deze aanpak maakt het werk voor Karin nog steeds elke dag uitdagend en boeiend.

De grootste uitdaging
Net als bij heel veel notariskantoren, zit Karin met de uitdaging van het vinden én behouden van ervaren medewerkers. "Hoe krijg je handjes aan boord? Hoe hou je die aan boord? Dat speelt bij elk kantoor," zegt ze. Ze zoekt momenteel actief naar een opvolger, aangezien ze over zeven jaar stopt als notaris.

Daarnaast ziet ze hoe de branche worstelt met automatisering en AI-ontwikkelingen. "Het is eigenlijk een hele grote uitdaging om de snel wijzigende automatisering in ons werk te implementeren. De vraag is hoe je als kantoor meebeweegt met deze veranderingen, zonder de persoonlijke touch te verliezen die het notariaat kenmerkt.” 

Het idee dat te vroeg kwam
Om deze uitdagingen samen aan te pakken, in plaats van alleen, had Karin al in 2010 het idee om een coöperatie op te richten. Ze schreef, samen met een collega, een tiental notariskantoren aan en deze waren allemaal enthousiast.  "Maar toen vroeg ik: ‘wie wil dit dan oppakken? Wie wil de automatisering uitzoeken?’ en toen bleek niemand tijd te hebben." Het initiatief stierf een stille dood.

"Het idee was goed, maar we konden het er simpelweg niet bij hebben," blikt ze terug. Het was een les in hoe moeilijk het is om het type samenwerking waar Nieuw Notariaat voor staat van de grond te krijgen, zonder iemand die er volledig voor gaat. 

Van LinkedIn naar bondgenoot
Vijftien jaar later kwam ze Robert tegen op LinkedIn. “Ik dacht: hé, dat lijkt wat op mijn idee! Wat fantastisch dat hij dat oppakt. De aansluiting bij Nieuw Notariaat voelde als een logische stap. Als notaris heb je je eigen bedrijf, je eigen kantoor, maar toch al die zaken die erbij komen wat fantastisch als dat voor jou uitgezocht wordt.”

Sinds maart 2025 is Karin lid van Nieuw Notariaat en ze merkt nu al concrete voordelen. "Ik voelde me soms net een hamster in een molentje. Je hebt geen tijd om er even uit te springen om in alle rust die nieuwe dingen tot je te nemen. Als Robert dan weer met praktische tips of bepaalde automatiseringen komt voor de bondgenoten, ben ik zo blij dat hij dit doet.”

Praktische hulp en echte verbinding
Door de samenwerking krijgt Karin ondersteuning bij vraagstukken waar ze zelf geen tijd voor heeft, van AI tot personeelszaken. "Het mooie is dat je die ruimte hebt om zelf ook weer extra input te geven voor de hele groep," legt ze uit. Maar ook het inkoopvoordeel en onderhandelingen rondom ICT die Robert doet zijn voor Karin grote pluspunten van het bondgenootschap. 

“Daarnaast zorgt het bondgenootschap ervoor dat je in contact komt met andere bondgenoten die dezelfde problemen hebben. Zo was er een kantoor dat net iemand had aangenomen en daardoor ruimte had om wat werk van ons over te nemen - zo help je elkaar. Dit soort praktische samenwerkingen maken echt het verschil in de dagelijkse praktijk.”

Automatisering als kans
Karin ziet het notariaat de komende jaren steeds meer geautomatiseerd worden. "Veel van het werk wat we doen wordt sterk geautomatiseerd, dus we moeten onszelf gaan profileren vanuit de meerwaarde - de vertrouwensfunctie van de notaris. We kunnen ons hierdoor veel meer focussen op het menselijke aspect van ons vak en maatwerk voor de cliënt, gezien de grote specialistische kennis die aanwezig is in het notariaat."

Voor het aanpakken van het personeelstekort ziet Karin de komende jaren mogelijkheden in de manier waarop de notaris bekend staat. "We hebben zo'n leuk vak, maar we laten niet genoeg zien wat we eigenlijk doen en wat we betekenen voor de maatschappij," stelt ze. "Notarissen moeten bijvoorbeeld gastlessen geven op scholen, nog meer schrijven in regionale dagbladen en gebruik gaan maken van social media. We moeten dat enthousiasme laten zien. Zo zorgen we ervoor dat de nieuwe generatie kiest voor het mooiste vak van de wereld." 

Het bondgenootschap bij Nieuw Notariaat helpt daarbij. "Als bondgenoot hou je de identiteit van je eigen kantoor, maar heb je ook de voordelen die je hebt met samenwerken - de inkoop, de advisering rond al die dingen die ook bij jou spelen als ondernemer." Deze vorm van samenwerking biedt het beste van beide werelden: behoud van zelfstandigheid, gecombineerd met de kracht van een gemeenschap die elkaar helpt vooruit te komen.