Hét nn-kantoor
Werkwijze dossiers

Processen die soepel lopen, minder handmatig werk en meer tijd voor wat écht telt.

Een van je medewerkers typt gegevens over uit een koopovereenkomst, letter voor letter, veld voor veld. Terwijl er allang software bestaat die dit automatisch doet – maar ja, niemand heeft tijd gehad om dat uit te zoeken.

Na een bespreking met cliënten schrijf je handmatig een samenvatting, die verdwijnt in een dossier. Twee weken later vraagt de cliënt iets en dan ben je een hoop tijd kwijt aan zoeken waar die aantekeningen ook alweer stonden en uitpluizen wat het antwoord is.

Hierdoor stapelt het werk zich op, er ontstaan fouten door de haast en je collega's kunnen elkaars dossiers niet overnemen omdat iedereen een eigen werkwijze heeft. En die ene vraag van een cliënt die even tussendoor komt? Die blijft onbeantwoord.

Hét Nieuw Notariaat-kantoor — werkwijze dossiers
Hét Nieuw Notariaat-kantoor — werkwijze dossiers

Een van je medewerkers typt gegevens over uit een koopovereenkomst, letter voor letter, veld voor veld. Terwijl er allang software bestaat die dit automatisch doet – maar ja, niemand heeft tijd gehad om dat uit te zoeken.

Na een bespreking met cliënten schrijf je handmatig een samenvatting, die verdwijnt in een dossier. Twee weken later vraagt de cliënt iets en dan ben je een hoop tijd kwijt aan zoeken waar die aantekeningen ook alweer stonden en uitpluizen wat het antwoord is.

Hierdoor stapelt het werk zich op, er ontstaan fouten door de haast en je collega's kunnen elkaars dossiers niet overnemen omdat iedereen een eigen werkwijze heeft. En die ene vraag van een cliënt die even tussendoor komt? Die blijft onbeantwoord.

In Hét Nieuw Notariaat-kantoor...

  • Zijn processen helder en consistent, zodat collega's moeiteloos elkaars dossiers kunnen oppakken
  • Worden koopovereenkomsten automatisch uitgelezen en maken slimme tools direct ontwerpen met data uit het dossier
  • Gaan besprekingen automatisch naar een transcriptietool en ontvang je binnen een paar seconden de samenvatting en actiepuntenlijst
  • Worden dossiers sneller afgehandeld, met minder fouten
  • Weten cliënten precies waar ze aan toe zijn door automatische statusupdates
  • Is er rust in plaats van chaos

Zo helpt Nieuw Notariaat je

Toolbox

  • Installeer de robotisering koopovereenkomst: dossiers worden automatisch gevuld vanuit pdf's
  • Maak gebruik van de Notaris Opnametool: besprekingen worden opgenomen en direct omgezet naar transcript en samenvatting
  • Gebruik de Notaris Intake: cliënten leveren vooraf gestructureerd informatie aan waarmee dossiers automatisch gevuld worden
  • Krijg Online ondertekening: hiermee kan je volmachten digitaal en rechtsgeldig digitaal laten tekenen door je cliënten

Training & Advies

  • Procesverbeteringen: we geven praktisch advies over hoe je je werkwijze stroomlijnt
  • We bieden hulp bij slim gebruik van de software die je al hebt

Community

  • Neem deel aan intervisiegroepen: bespreek praktijkvoorbeelden met bondgenoten en leer van andere kantoren

"Door meer te automatiseren kunnen mijn medewerkers doorgroeien naar inhoudelijker werk, in plaats van tijd te besteden aan handmatige taken die eenvoudig te automatiseren zijn."

ANOUK WESSELS
BONDGENOOT VAN NN

Word bondgenoot

Ontdek hoe Nieuw Notariaat jouw processen naar een hoger niveau tilt. Heb je nog vragen? Plan dan een vrijblijvende call in met Robert.

WORD LID VAN NIEUW NOTARIAAT
PLAN EEN CALL
Robert Heinen