Blog: Hoe haal je meer waarde uit je bestaande cliënten? | Nieuw Notariaat

Hoe haal je meer waarde uit je bestaande cliënten? Veel kantoren laten waarde liggen bij hun huidige cliënten. Dat gaat meestal zo: het dossier sluit na de passering, het afschrift gaat de deur uit en... daarna blijft het stil. Maar ook ná de passering gebeurt er nog van alles in het leven van je cliënt. Grote kans dus, dat ze nog een keer een notaris nodig hebben. Speel je daar niet op in? Dan ben je een dief van je eigen portemonnee.

Bekijk een getekende akte daarom niet als eindpunt van een samenwerking, maar als het begin van een werkrelatie. Hoe je meer waarde haalt uit zo’n relatie? En hoe je cliënten maakt voor 't leven? We nemen je erin mee in dit blog.

Waar zit de waarde in je bestaande cliënten? Robert Heinen, oprichter van Nieuw Notariaat, noemt de relatie met cliënten een goudmijn voor kantoren. Die goudmijn ligt al in je eigen archief. Je hoeft alleen te weten waar je moet graven. Bijvoorbeeld... Verouderde akten
Wetgeving verandert en daarmee ook de fiscale regels. Daardoor raken akten die jaren geleden prima waren, langzaam achterhaald. Denk aan samenlevingscontracten die fiscaal of juridisch verouderd zijn, testamenten die niet meer aansluiten bij het huidige familierecht en levenstestamenten die toe zijn aan actualisatie. Waarschuw jij je cliënten wanneer een akte is verouderd? Dan heb je tevreden klanten én een nieuwe business opportunity.

Veranderingen in het leven van je cliënt
Mensen trouwen, scheiden, krijgen kinderen of starten een bedrijf. Elke verandering raakt de akten die eerder zijn opgesteld. Neem het jonge stel dat in hun testament een schoonzus en zwager als voogden benoemde. Twee jaar later blijken die twee gescheiden. Eén vraag van jou (“Zijn dit nog de juiste voogden?”) levert een nieuw testament op en kinderen die weer goed beschermd zijn.

Nieuwe ondernemers
Een cliënt die net een bv heeft opgericht, staat aan het begin van een spannende periode. Een half jaar later is een mooi moment om te vragen: is je testament op orde? Heb je huwelijkse voorwaarden? En wat gebeurt er met het vermogen van je partner als het zakelijk tegenzit? Zonder huwelijkse voorwaarden trek je je partner via de gemeenschap van goederen zo met je mee.

Tip: laat AI je archief doorlopen
Handmatig al je oude dossiers doorspitten? In een druk kantoor is dat ondoenlijk. Daarom is Nieuw Notariaat bezig met de ontwikkeling van een AI-module voor akte- en dossieranalyse. Die tool loopt eerder afgewikkelde dossiers systematisch door en koppelt ze aan kansen voor nazorg, extra dienstverlening of onderhoud van akten. Zo zie je in één oogopslag welke cliënten nu een seintje verdienen.

Zo maak je van één akte een cliënt voor het leven
Weten waar de kansen liggen is stap één – er iets mee doen is stap twee. Met deze tips bouw je een relatie op die verder gaat dan enkel ‘n passering.

Neem zelf contact op
Wacht niet tot je cliënt aan de bel trekt. Kies vaste momenten die passen bij de akte, zoals twee jaar na een testament of een half jaar na een oprichting. Vroeger liep zo'n bericht vaak vast: je wist niet waar iemand woonde of mocht adresgegevens niet zomaar gebruiken. Met online identificatie verstuur je een mail zonder persoonlijke details. De cliënt identificeert zich eerst, daarna stel je je vragen. Bijvoorbeeld: “Je kwam in 2020 bij ons voor huwelijkse voorwaarden, zijn je omstandigheden veranderd?”

Leg uit wat je doet
Voor de gemiddelde cliënt is zo'n tachtig procent van de inhoud van een akte niet goed begrijpbaar, vertelt Robert. Het is daarom belangrijk dat je jouw cliënt meeneemt in wát je doet - en waarom. Hoort zij bijvoorbeeld dat jij controles uitvoert bij de verkopende partij en dus garandeert dat het huis van een half miljoen echt op de naam van je cliënt komt, kijkt ze ineens heel anders naar haar notaris.

Houd je cliënt op de hoogte
Bij een pakketje van Bol weet je precies waar je bestelling is, maar bij een huis van een half miljoen zit je cliënt de avond voor de passering vaak vol onzekerheid op de bank. Ze heeft net 30.000 euro overgemaakt, de verhuiswagen staat gepland... komt het wel goed? Een kort bericht neemt die spanning weg: de hypotheekstukken zijn binnen, het bedrag is ontvangen, het ontwerp van het testament volgt over twee weken.
Maak vragen stellen makkelijk
Meer contact levert meer vragen op. Toch kost het alternatief je meer tijd: een cliënt die belt, of zijn vraag pas aan de passeertafel stelt. Eén vaste digitale plek voorkomt dat. Op deNotaris.online werken cliënt en kantoor op hetzelfde platform. De cliënt identificeert zich, levert stukken aan, ziet dat je ze bekeken en goedgekeurd hebt, volgt de status en ondertekent online. Het platform koppelt aan je bestaande notariële software. Inzage in ontwerpen en chatten over de inhoud zijn op dit moment in ontwikkeling.

Veel voorkomende valkuilen
Als het goed is, weet je nu hoe je meer waarde uit je bestaande cliënten haalt. Maar... rondom nazorg en cliëntcontact bestaan aardig wat misvattingen. De meest voorkomende? Die zetten we voor je op 'n rijtje.

"Ik heb het al te druk voor nog meer werk."
Begrijpelijk, maar proactief contact kost minder tijd dan losse vragen aan de telefoon. Daarnaast kunnen veel notarissen hun huidige werk versnellen door in te zetten op automatisering en standaardisering, om de werkdruk te verlagen.

"Nazorg is verkopen."
Veel cliënten verwachten juist dat je hen waarschuwt als een akte niet meer klopt. Proactieve nazorg hoort bij je zorgplicht. Een nieuwe akte is dan geen verkooptruc, maar het logische gevolg van goed advies.

"Meer waarde betekent alleen meer omzet."
Omzet is één kant. De andere kant is hoe je cliënt je kantoor ervaart. Iemand die goed geïnformeerd is en zijn vragen kwijt kan, komt met een gerust gevoel terug. En precies dat helpt je van het stoffige imago van het notariaat af.

Samen werk maken van een cliënt voor het leven Benieuwd hoe jouw kantoor dit kan aanpakken? Binnen Nieuw Notariaat werken we hier samen aan, met deNotaris.online, de training Klantcommunicatie met impact en de intervisiegroep Klantcontact. Plan een vrijblijvend gesprek met Robert en ontdek waar voor jouw kantoor de meeste winst zit.