Blog: Hoe kies je automatisering die écht werkt op je notariskantoor? | Nieuw Notariaat

Hoe kies je automatisering die écht werkt op je notariskantoor? Automatiseren bespaart je tijd – je hoort het overal. Robots die koopovereenkomsten uitlezen, AI die besprekingen samenvat en cliënten die online tekenen: het klinkt allemaal hartstikke handig. Maar... hoe weet je of zo’n automatisering ook écht werkt voor jouw kantoor? Dat de tool of het softwarepakket niet verstoft op de schap terwijl je wel iedere maand netjes de rekening betaalt? In dit blog lees je hoe je automatisering kiest die aansluit op je werkwijze, je software en je team.

Ga altijd uit van je processen Het is soms lastig om niet toe te geven aan de hype rondom bepaalde tools, softwarepakketten en AI-modules. Maar om écht je voordeel te doen met een automatisering, moet je altijd uitgaan van je processen – niet van de tool. Begin bijvoorbeeld eens bij het in kaart brengen van de werkwijze binnen jouw kantoor: waar zitten de knelpunten?

Zit het ‘m in het gebrek aan koppelingen tussen softwarepakketten? Of mist er wellicht een stukje digitale kennis in jouw team? Als deze dingen niet op orde zijn, dan levert zelfs de slimste oplossing weinig op. Een handige vuistregel is dus ook: breng eerst je proces op orde, zodat je je bestaande software optimaal kunt benutten. Werkt het dan nóg niet (optimaal)? Dan kun je een nieuwe tool implementeren.

In 7 stappen naar automatisering die past bij jouw kantoor 1. Breng handmatig werk in kaart
Waar tikt een medewerker gegevens over uit een pdf? Waar wordt een koopovereenkomst uit de mail geprint en in een papieren mapje gelegd? Waar belt iemand een cliënt na omdat er nog een document ontbreekt? Die herhalende handelingen zijn je beste kandidaten voor automatisering.

2. Haal meer uit de software die je al hebt
Veel kantoren benutten hun notariële software maar gedeeltelijk – en dat komt meestal doordat medewerkers geen tijd hebben om de software helemaal uit te pluizen. Denk aan functies voor dossiercommunicatie, slimmer registreren en archiveren of koppelingen die er al zijn maar nog nergens aan staan. Controleer dit vóórdat je een nieuwe tool aanschaft. Soms zit de automatische functie die je zoekt al in je eigen systeem.

3. Denk in data (niet in losse tools)
Alles wat binnenkomt op je kantoor is data: een koopovereenkomst, een bespreking, een opdracht van de accountant voor de oprichting van een bv. Automatisering werkt het best als die data één keer wordt vastgelegd en daarna overal terugkomt – in je dossier, je controles en je ontwerpakte. Kies daarom liever oplossingen die op elkaar aansluiten dan losse tools die elk een eigen eilandje vormen.

4. Check of het koppelt met je notariële software
Een tool die niet praat met je notariële software, gaat je geen tijd schelen. Vraag daarom altijd: met welke pakketten koppelt dit?

5. Laat de veiligheid onafhankelijk toetsen
Je kantoor beschikt over een goudmijn aan gegevens: BSN, paspoort, rijbewijs, bankrekeningnummer en mobiel nummer van duizenden cliënten. Elke nieuwe tool raakt die data. Stel daarom vooraf deze vragen:

• Voldoet de oplossing aan de AVG en past ze binnen de Gedragscode Informatiebeveiliging?
• Waar staan de gegevens opgeslagen? Draait de tool op een Amerikaanse server, dan geldt de CLOUD Act en heb je minder controle over je data.
• Wie heeft de veiligheid beoordeeld? Een onafhankelijke expert geeft meer zekerheid dan de leverancier zelf.

Een IT-scan laat ook zien of je huidige IT-omgeving klaar is voor innovaties zoals robotisering, AI-tools of online ondertekening.

6. Houd altijd een 'human in the loop’
Ten eerste is het belangrijk om een notaris of behandelaar altijd te behandelen als databron – zij weten immers net zo veel als de cliënt zelf. Maar het houden van ‘a human in the loop’ is daarnaast ook Europees vastgesteld per wet. Zorg dus dat tools je werk voorbereiden, maar dat een notaris of behandelaar het altijd controleert en goedkeurt.

7. Zorg dat je team erachter staat
Zelfs de allerbeste tool faalt als niemand hem gebruikt. Plan tijd in voor instructie en laat iemand de werkwijze uitleggen. Medewerkers springen vaak op de kar zodra ze merken dat hun werkdruk daalt.

Werk je met AI? Sinds 2 februari 2025 ben je volgens de Europese AI-verordening verplicht om je medewerkers een passend niveau van AI-geletterdheid te geven. Een AI-awareness training laat je team zien wat wel en niet veilig is, bijvoorbeeld waarom je een testament niet zomaar in een gratis chatbot plakt.

Hulp nodig? Ben je benieuwd waar jouw kantoor de meeste winst kan halen? Robert Heinen kijkt graag een dag met je mee of bespreekt samen met je welke stap voor jouw kantoor het meest oplevert. Ben je al bondgenoot? Start dan met de IT-scan of schuif aan bij de intervisiegroep Werkwijze dossiers, waar collega-notarissen hun ervaringen met automatisering delen.