Blog: Hoe verlaag je de werkdruk op een notariskantoor? | Nieuw Notariaat

Hoe verlaag je de werkdruk op een notariskantoor?
De agenda zit vol tot ver in het najaar. Spoedklussen komen tussendoor, standaarddossiers schuiven op en je team draait overuren. De werkdruk in het notariaat loopt op: minder notarissen, meer werk en strengere WWFT-checks zorgen voor volle agenda's en lange wachttijden. Toch verlaag je de druk op je kantoor sneller dan je denkt. Niet met een grote reorganisatie, maar met een paar gerichte stappen.

Waar de werkdruk vandaan komt
De oorzaak is tweeledig. Aan de ene kant het personeelstekort in het notariaat: vacatures staan maandenlang open en goede krachten vertrekken naar de provincie of het waterschap. Aan de andere kant het handmatige werk: gegevens overtypen, documenten uitpluizen - elke dag dezelfde handelingen. Pak je één van beide aan, dan merkt je hele team het verschil.

Automatiseer het repeterende werk
De grootste tijdwinst zit in automatisering. Digitalisering van het notariaat haalt het monnikenwerk uit je dossiers. Met een platform zoals deNotaris.online komen klantgegevens, koopovereenkomsten en opgenomen gesprekken direct als bruikbare data in het dossier terecht. Het draait náást je bestaande notariële software, dus je werkwijze blijft intact.

Het resultaat: minder overtikwerk, minder fouten en kortere doorlooptijden. Tijd die terugvloeit naar het juridische werk waarvoor je bent opgeleid.

Nieuw Notariaat inspireert, adviseert en ontzorgt 
Samen met acht andere kantoren startte Robert vervolgens Coöperatie Nieuw Notariaat. “Een coöperatie of communityplatform voor notarissen was er nog niet. Met Nieuw Notariaat willen we onze bondgenoten echt ontzorgen. Dat doen we door ze te inspireren én te adviseren op het gebied van sales, marketing, IT, security, finance en HR. Zo geven we bijvoorbeeld handvatten voor hoe je als notaris je cybersecurity op orde krijgt. Of geven we kantoren advies over werkgeverschap, zodat je de juiste mensen aan je kantoor bindt. En gaan we innovaties organiseren en stimuleren.  

Daarnaast bieden we ook een platform, waar notarissen ook elkaar kunnen helpen. Misschien heeft jouw kantoor al enige tijd moeite met een bepaald model, wat een ander kantoor al goed op orde heeft en kun je die kennis onderling delen. Maar ook eenpitters kunnen de samenwerking opzoeken met kantoren in de buurt, om elkaar te ondersteunen.” 

Vul je vacatures slimmer in
Werkdruk verdwijnt pas echt als er handjes in je kantoor bijkomen. Het personeelstekort los je niet in je eentje op, maar wél samen. Via de Nieuw Notariaat Personeelsmodule delen kantoren hun vacatures en laten ze zien hoe aantrekkelijk het notariaat als werkplek is. Ook zij-instromers — juridisch of administratief geschoold — vinden zo makkelijker hun weg naar een kantoor. Extra collega's betekent lucht in de planning.

Ontwikkel en behoud je team
Nieuw personeel aantrekken is de helft van het werk. Het behouden de andere helft. Duidelijke doelen, structurele functioneringsgesprekken en een helder groeipad houden medewerkers gemotiveerd — en aan boord. In de Nieuw Notariaat Academie leer je hoe je je team begeleidt zonder dat het je hele agenda opslokt. Een tevreden team vertrekt minder snel, en dat scheelt opnieuw werkdruk.

Zorg dat je er niet alleen voorstaat
De rode draad: je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Nieuw Notariaat is een coöperatie van notarissen die procesverbetering, IT, security en HR samen oppakken. Bondgenoten delen kennis, nemen voor elkaar waar en profiteren van oplossingen die al bij andere kantoren draaien. Van cybersecurity in het notariaat tot personeelsbeleid: alles wat al is uitgezocht, bedenk jij niet opnieuw.

Aan de slag
Werkdruk verlagen begint met één stap. Benieuwd wat het voor jouw kantoor oplevert? Plan een kennismaking met Nieuw Notariaat en ontdek waar de meeste tijdwinst voor jou ligt.