Nieuw Notariaat na ruim een jaar

De lessen die we leerden en de plannen die we nog hebben 

Met inmiddels bijna 30 bondgenoten, kan ik wel zeggen dat Nieuw Notariaat lekker bezig is. We zijn druk met innovaties die het verschil gaan maken, dus hoog tijd voor een update over waar we staan en wat je de komende periode kunt verwachten.  
 
Robotisering die werkdruk wegneemt
Een van de belangrijkste ontwikkelingen waar we nu aan werken, is robotisering van standaardprocessen. Externe leveranciers bouwen momenteel aan slimme tools die de werkdruk structureel verlichten, zodat de medewerkers meer tijd krijgen voor werk dat een stuk leuker is en meer voldoening geeft. 

Automatisch uitlezen van koopovereenkomsten
We ontwikkelen robots die koopovereenkomsten automatisch uitlezen, waarna de data direct in het dossier wordt gevuld. Jouw medewerker kijkt na of het klopt en of dit een dossier is dat je wilt aannemen - want die menselijke check blijft essentieel. 

Zo’n tool scheelt een hoop handmatig werk en voorkomt typfouten. En hoewel er tegenwoordig een hoop AI cowboys zijn die koste wat het kost hun tool willen verkopen, pakken wij het anders aan. We zetten AI in waar het het meeste impact maakt, maar houden hierbij altijd respect voor de functie van de notaris. De controle blijft bij de mens, maar de robot helpt wel om de juiste informatie snel beschikbaar te hebben.

Voorbereiden van akten van levering 
Daarnaast werken we aan het automatisch voorbereiden van akten van levering. Hierbij wordt alle data uit de eigendomsverkrijging van de verkoper, inclusief bijzondere bepalingen, door AI verzameld en voorbereid. Jouw medewerker blijft ook hier de zogeheten ‘human-in-the-loop', die beoordeelt of alles klopt of ergens aanpassingen nodig zijn. 

Een concreet voorbeeld: als bij het Kadaster blijkt dat er een hypotheek van de ING op een pand zit, dan vraagt de robot straks automatisch de aflossingsnota op voor de datum van overdracht. Nu moet jouw medewerker naar die applicatie, alle gegevens van de hypotheek invullen, persoonsgegevens invoeren en handmatig de nota aanvragen. Dit proces kan je prima automatiseren. 

Opnemen en omzetten besprekingen
Binnenkort werken onze bondgenoten ook allemaal met een tool die gesprekken opneemt en omzet in tekst. Van die transcripten wordt ook direct een samenvatting gemaakt. Vooral in de familiepraktijken scheelt dit enorm veel tijd. 

Veiligheid voorop, ook al duurt het langer
Wat betreft deze tools had ik graag gezien dat we al verder waren in de ontwikkeling en implementatie. Maar er is één ding waarop ik geen concessies doe en dat is veiligheid. Als een notaris bijvoorbeeld een gesprek opneemt met onze tool en dit wordt omgezet in tekst, waar loopt die data dan overheen en via welke servers? Dit soort dingen willen we gewoon goed geregeld hebben en de veiligheid van onze tools is onze nummer één prioriteit. 

Jullie werken met gevoelige data: levenstestamenten, vermogensoverdrachten, bedrijfsstructuren. Daarom werken we voor de ontwikkeling van onze tools met leveranciers die gebruik maken van Europese LLM platforms zoals Mistral en laten we regelmatig Data Privacy Impact Assessments uitvoeren door onafhankelijke partijen. We zorgen dat je onze tools terecht kunt vertrouwen. We hebben liever dat het wat langer duurt, dan dat we een tool te vroeg in gebruik nemen en er problemen ontstaan.

Betere communicatie met cliënten
Innovatie gaat niet alleen over slimme tools en robotisering, maar ook over hoe jij met je cliënten communiceert. En daar ligt bij veel notariskantoren nog een wereld te winnen. Waar we vaak niet bij stilstaan is dat het grootste deel van onze cliënten de avond voor een passeerafspraak zenuwachtig op de bank zit. Ze komen niet zo vaak bij de notaris, dus dat is spannend. Een paar maanden geleden hebben ze een hoop geld overgemaakt, niks meer gehoord en weten dus niet of alles wel goed gaat. 

En het is zo simpel om tijdens het proces al af en toe een update te sturen zoals "De hypotheekstukken zijn binnen, we hebben ernaar gekeken, alles is in orde." Dat kan ook prima geautomatiseerd worden en maakt het verschil tussen een cliënt die gestrest is en een cliënt die begrijpt wat jij allemaal voor hem doet. Het zijn dit soort ideeën die ervoor zorgen dat de bondgenoten van Nieuw Notariaat het verschil maken in ons vak.

Personeelswerving die werkt 
Naast procesverbetering is personeelswerving natuurlijk een cruciaal thema in het notariaat, want bijna elk kantoor heeft een schreeuwend tekort aan ‘handjes’. Daarom werken we aan de Nieuw Notariaat Personeelsmodule, waarbij alle vacatures van bondgenoten op één centrale plek komen te staan. Zo kan jij, zonder de inzet van dure wervingsbureaus, gewoon gemakkelijker de juiste mensen vinden. 

Soms is de oplossing simpeler dan je denkt, want door krachten te bundelen vinden kandidaten makkelijker hun droombaan. En doordat de processen bij onze bondgenoten beter lopen en geautomatiseerd worden, zijn deze kantoren ook aantrekkelijker voor nieuwe medewerkers.

De komende maanden 
De innovaties die we nu bouwen, gaan de komende weken bij de eerste kantoren live. Ik kan niet wachten om te gaan implementeren, te zien wat werkt, wat beter kan en waar we nog scherper moeten zijn. Want uiteindelijk gaat het hierom: een notariaat met minder werkdruk, tevreden medewerkers en processen die lopen zoals ze moeten. En daar werk ik elke dag aan. 

Ook bondgenoot worden of eerst eens met elkaar in gesprek gaan? Plan via onderstaande knop een vrijblijvende call met me in, ik vertel je graag wat het bondgenootschap voor jouw kantoor kan betekenen.